1x04 - Inbox zero, spam y newsletters

muy buenas y bienvenidos y bienvenidas a un nuevo programa yo soy jaume astruc y hoy vamos a hablar de la gestión de nuestro correo electrónico hablaremos de inbox cero que es que ventajas tiene y cómo puede ayudarnos en nuestro día a día también hablaremos de alguna cosita más relacionada yo os recomiendo un par de aplicaciones antes de comenzar me gustaría agradecer de nuevo la gran acogida que está teniendo el podcast. Estoy grabando este cuarto programa cuando solo hace un día que se ha publicado el tercero en un solo día lleva más de 200 descargas, una pasada, y bueno pues en total con estos tres programas llevamos ya más de 1.400 descargas. Increíble gente, así que muchas, muchas gracias.

00:00:48 - Por este motivo voy a aprovechar para deciros que como hice con mi antiguo podcast tengo una página en coffee.com donde quien lo desee puede convertirse en mecenas del podcast y apoyarme mensualmente o puntualmente con la cantidad que quiera a partir de 3 euros y decir que todas las donaciones que se hayan hecho a final de año serán destinadas a alguna ONG que podremos decidir entre todos y todas.

00:01:11 - Y ¿cómo la haremos? Pues he creado un grupo de Telegram del podcast exclusivo para mecenas del podcast en el que hablaremos de los temas que vaya tratando cada semana y también

00:01:22 - También podréis proponerme temas y solo tendré acceso a la gente, pues eso, que doné mensualmente o haya donado en algún momento a través de esta plataforma que es Ko-fi.

00:01:31 - Dicho esto, comenzamos con el podcast.

00:01:37 - Lógicamente no podemos empezar un podcast sobre inboxero sin explicar que es inboxero, así que vamos allá.

00:01:45 - Inboxero es un método de gestión de nuestro correo electrónico que nos ayuda a vivir más tranquilos y a tener nuestro buzón de correo electrónico siempre o casi siempre a cero, es decir, la intención es esa, que nuestro correo esté siempre vacío y que no tengamos que preocuparnos demasiado de lo que hay en él. Antes vamos a ver por qué deberías utilizar este método, si es para ti, si a ti en particular te va a resultar útil o no y cómo puede ayudarnos a ser más organizados. Yo, personalmente, me considero una persona bastante desorganizada mentalmente, es decir que tengo tantas ideas y tantas cosas siempre en la cabeza que si no existieran métodos como estos, aplicaciones o webs, para según qué cosas, yo acabaría saturándome y haciéndolo todo a medias o no haciendo nada o haciéndolo mal. Por eso, Inbox 0 me resulta tan útil. No sé a ti, pero a mí me llega al día una cantidad de correos increíble. Y voy a clasificar los correos en cuatro tipos. Por un lado tenemos correo basura, el spam de toda vida, que comúnmente es el que más recibimos. Por suerte, los actuales servicios de correo más comunes como Gmail, iCloud o Hotmail ya tienen buenos filtros y suelen enviar directamente el correo basura a la carpeta de spam. Por otro lado tendríamos correo promocional. Estos son emails de tiendas, servicios, pues lo mismo te llega un mail de Nike diciendo que ha sacado una nueva colección de ropa deportiva o te llegó un correo de Netflix o de HBO diciendo que ha salir de una nueva serie que quizá te pueda gustar. Luego, por otro lado, tenemos notificaciones o avisos, podríamos decir, esto sería pues confirmaciones de compras online que hayas hecho, de reservas de hoteles, de vuelos o incluso el típico correo que te pide confirmar el email cuando te das de alta en algún sitio. Aquí también entrarían las newsletter, ya sabéis, cuando os apuntáis a estas listas de correo pues de un blog que os gusta y que una vez a la semana o cada día a veces te mandan información. Y luego también tenemos el correo personal, que es el correo que te mandan a ti directamente, fíjate que todo lo anterior son correos que pueden llegarle a mucha gente a la vez, el mismo correo, bueno a mucha gente o al menos pues gente que esté dada de alta en algún servicio, o sea hay registrado en alguna tienda online o algo así, pero aquí ya hablamos de si por ejemplo yo, Yau Mastruc, te mando a ti, Pepita Pérez y solo a ti o a un grupo de personas, pero eso no es un correo automatizado, no? pues si no es un correo que yo he escrito adrede y aposta para la ocasión, esto sería pues un correo entre amigos, entre gente de tu empresa, pues de tus seguros si tienes que tramitar algo yo que sé. Bueno, creo que ya me entendéis y os hacéis una idea ¿no? Y bueno, seguro que si tiramos del hilo saldrían muchas más categorías, pero estas serían las que más identificó yo con el correo que me llega a mí personalmente. Según el informe RadiCati, que es una empresa que se dedica a hacer estudios de este tipo en internet y estas cosas, cada día enviamos y recibimos de media unos 127 correos electrónicos. No sé como lo veis, pero es mucho. Y aquí os hago una pregunta. ¿Revisáis todos esos correos electrónicos? ¿Los abrís todos y cada uno de ellos? Y la más importante, una vez que los habéis leído o habéis pasado de ellos, ¿los elimináis? ¿Los dejáis en vuestro buzón de correo, ocupando espacio? No sé a vosotros, pero a mí tener muchos correos en el buzón a mí me pone nervioso, o sea, lo confieso, porque no sé cuáles son importantes y cuáles no, no sé cuáles he contestado, tienes que estar buscando

00:05:02 - Y bueno, pues el tener el correo siempre lleno y ver esa lista interminable de emails, pues a mí siempre me da la sensación de que siempre haya algo pendiente por contestar o por hacer o por leer, ¿no?

00:05:13 - Así que hay que organizar esto de alguna manera y ahí es donde entra el sistema inbox 0 y un par de aplicaciones que os voy a aconsejar ya que yo las utilizo y a mí me funcionan pues la mar de bien.

00:05:24 - Como hemos dicho al principio, inbox 0 consiste en hacer que en tu buzón no hayan correos.

estáis pensando que para esto no hace falta ninguna aplicación y bueno pues es verdad no si no recibes muchos correos pues puede que no pero si es el caso contrario puede ayudarte bastante. Mi primer consejo es crear carpetas en tu buzón vale esto es muy sencillo y todos los correos te permiten hacerlo yo principalmente utilizo Gmail y iCloud, Gmail para todo en general y iCloud para temas ya más personales o de trabajo y voy a deciros alguna de las carpetas que tengo creadas en mis correos tengo una carpeta de facturas y recibos donde meto todos los correos relacionados con pagos, facturas de cosas del piso, compras online y bueno pues cualquier cosa en la que haya pagado algo, suscripciones, etcétera. Luego tengo otra carpeta que se llama viajes y aquí guardo todos los correos relacionados con viajes que haya hecho o que vaya a hacer y tengo una carpeta de seguros, aquí meto pues todo lo relacionado con el seguro de hogar, seguro de vida, seguro de moto, pues partes que tenga que hacer, cualquier cosa de estas. Y luego pues tengo algunas carpetas más individuales como por ejemplo cursos, encargos o cosas así ¿no? vosotros podéis crear las carpetas que os dé la gana en función de lo que necesitéis y da lo mismo si tenéis tres carpetas o si tenéis diez. Lo importante es que luego sepáis dónde va cada cosa. Como decíamos, desde gmail por poner un ejemplo tú puedes contestar un correo, eliminarlo o meterlo en una carpeta pero claro tienes que hacerlo con cada correo que te llega pues da bastante palo. Y aquí es donde va mi segundo consejo y la primera aplicación que os voy a recomendar que es Spark. Recomiendo esta aplicación ya que está disponible para iOS y Android, y bueno, porque es la que yo utilizo, pero así también la mayoría de gente podrá probarla.

00:07:00 - Dejaré el enlace a la aplicación en las notas del podcast.

00:07:03 - Veréis que muchas de las cosas que diré ya las tienen los gestores propios del iPhone o de Android, pero Spark va un poquito más allá y por eso me resulta muy cómodo utilizarla.

00:07:12 - Spark es un app para gestionar el correo que funciona a través de swipes, es decir, deslizar hacia un lado o hacia el otro para realizar diferentes acciones.

personalizar los gestos, pero básicamente me voy a centrar los cuatro básicos que son mover, posponer, que es mi favorito, borrar o archivar, seguro que la mayoría de estos términos ya os suenan. Si yo deslizo el correo a la derecha me sale archivar y si deslizo un poquito más me sale borrar, un correo consiste en eso, lo hayas leído o no, se va una carpeta de tu gmail por poner un ejemplo que se llama archivados, donde estarán todos aquellos correos que hayas archivado, si deslizo un poquito más hasta que me sale la opción de borrar, pues ese correo se elimina y ya está, se va la papelera y a mí lo que me encanta son los opciones de mover y de posponer ¿no? mover lo que hace es que me aparece una lista de mis carpetas y si tengo muchas carpetas me aparece un buscador para escribir el nombre de la carpeta y localizarla rápidamente y me mueve ese correo a esa carpeta y la opción de posponer como he dicho que es mi favorita lo que hace es ocultarte ese correo electrónico hasta cuando tú le digas ¿no? pues por ejemplo puedes definir durante cuánto tiempo te va a ocultar ese correo, por ejemplo hay una opción que es hasta esta tarde y te lo oculta cuatro horas que como digo lo puedes personalizar le puedes decir que sean dos o que sean seis o le puedes poner hasta mañana y te lo oculta hasta las ocho de la mañana del día siguiente como digo esto personalizable al punto de que puedo decirle que me lo oculta y me lo vuelvo a mostrar exactamente cuando yo le diga por ejemplo hoy es 13 de septiembre me compro unos billetes de tren para ir a madrid el 20 de diciembre ok yo los compro me llega a la confirmación y los billetes y que hago con esos correos los dejo ahí para tener los billete de tren a mano. Obviamente, molestándome, ¿no? Porque son unos correos, a lo mejor te llegan tres mails de renfe que necesitas tener en un momento dado, pero son tres correos que vas a tener ahí dos meses. Pues no, pues los pospongo hasta el 20 de diciembre a las 7 de la mañana, por ejemplo, y así ese día, cuando me levante, veré ese correo nuevo. Que además es guay, porque cuando pospones un correo y te lo vuelva a mostrar el día que tú lo has dicho, te lo deja arriba de todo en tu buzón y aparece como un icono que te indica que es un mensaje pospuesto. Lógicamente, no sirve sólo para gestionar los correos de 1-1, sino que tiene una función llamada Smart Inbox, como buzona inteligente, que te agrupa los correos por varias temáticas, algunas o las que yo utilizo son personas, notificaciones, boletines de noticias y vistos. Y de este modo puedo gestionar todo un grupo de correos de golpe, pues por ejemplo, si yo me levanto por la mañana, veo que tengo ocho newsletter, la que más me interesa y me la leo y la borro y las otras siete las pospongo para la hora de comer pues mira porque me lo quiero leer luego y los pospongo los siete de golpe o hago un vistazo rápido las notificaciones que suelen ser promociones algún spam que se ha colado por ahí y si no me interesa nada pues lo elimino todo de golpe tanto si son tanto si son cinco correos como si son 70 puedes pum del tirón con un solo desliz no deslizando solo una vez desde una pestañita que eliminar los dos de golpe. Obviamente hay una carpeta llamada post puestos que te muestra los mensajes que has ocultado para que te salga más tarde por si necesitas verlos por el motivo que sea, está todo pensado. Y una cosa muy guay que tiene es que podemos mover correos entre cuentas, esto me flipa, es decir, cuántas veces no te ha llegado un correo, por ejemplo, al hotmail y por lo que sea necesitas o quieres tenerlo en tu gmail y te lo has reenviado a ti mismo para tenerlo ahí. Pues esta aplicación te permite mover un correo del hotmail al gmail. Por cierto, así de manera automática te deja añadir correos de gmail

00:10:44 - Outlook, que por cierto estoy haciendo todo el rato hotmail, pero ahora es Outlook, también de iCloud, de Yahoo, pero luego como en la mayoría de aplicaciones y de gestores de correos te deja añadir correos de manera manual. La aplicación tiene muchas más funciones, pero solo con eso es la verdad es la verdad, es que yo llamo apaño y lo que hago es que cada día cuando tengo un rato, aunque intento hacerlo bien por la mañana o ya por la noche antes de cenar o así, abro la aplicación y en 2-3 minutos ya me dejo la bandeja vacía y al olor del día o de la semana me van apareciendo aquellos correos pospuestos cuando yo sé que los voy a necesitar vale pues no sé a mí me resulta muy útil esto no dentro de las otras funciones que tiene hay algunas como un calendario integrado, respuestas rápidas con plantillas o una función muy guay de enviar un correo más tarde no pues lo típico que dices mira quiero mandar un correo no lo quiero mandar ahora pero tampoco quiero que se me olvide pues tú puedes escribir un correo electrónico a las 10 de la mañana y decirle a Spark que lo envíe a quien tú le digas a las 8 de la tarde. Spark también tiene herramientas muy potentes para gestionar correos en equipo pero como yo uso Spark a nivel personal pues no las utilizo pero si tenéis una empresa o un proyecto en común con más personas puede resultar muy interesante.

00:11:57 - Muy útil, ¿no?

00:11:58 - Yo creo que lo mejor es probarlo, por cierto, esto no está patrocinado, lo recomiendo porque me gusta.

00:12:04 - Os animo a probarlo, os animo a hacerlo y ya veréis que así vuestro estrés digital, por llamarlo a algún modo, disminuye, aunque sea un poquito.

00:12:13 - Y es que hoy en día nos llegan tantos inputs por todos lados y tantas promociones y ponemos nuestro correo en tantos sitios que al final nuestro buzón de correo parece más un centro comercial que el buzón de nuestra casa, que es como debería ser, que es asotra, que hemos llegado a un punto que nos registramos en todos lados sin discreción a lo loco, que tengo que poner mi correo para participar en un concurso para ganar un coche. Claro que sí, hombre, ahí tienen mi correo, que no me va a tocar, pero yo por si acaso, el por si acaso funciona muy bien en estos casos. Y en esa letra pequeña que nunca nos vemos, pues pone que tu correo se va a compartir con tres empresas más que luego te irán mandando más correos y así en un bucle infinito. Así que sí, la culpa de que nuestro buzón esté saturado es en su mayor parte culpa nuestra. Y bueno, al fin y al cabo tener herramientas como estas que nos ayudan a gestionarlo, pues oye, pues bienvenida sean. Y bueno, pues os he dicho que iba a recomendaros dos apps. Una era esta Spark que la utilizo desde hace muchos años y la otra que la he descubierto hace más bien poco, hace un par o tres de meses creo, pero es que me encanta, se llama Clean Fox, como zorro limpio, cleanfox, pues así. Esta aplicación lo que hace es conectarse a tu correo electrónico y buscar todas aquellas listas de correo en las que estás metido, ya sean boletines de noticias de periódicos, de tiendas online, de newsletter de blogs, pues lo que sea que el sistema detecte, que es una lista de difusión, lo va a detectar, te creará una especie de tarjetas amontonadas, como en Tinder o estas aplicaciones paligar, lo mismo, y te deja hacer tres cosas, si deslizas a la derecha le dice a tu correo que esto se quede como está, por lo tanto seguirás recibiendo correos de esta lista de correo, si deslizas a la izquierda le dirás a tu correo que automáticamente elimine cualquier otro correo que le llegue de esa lista y deslizando hacia arriba hay una cosa fantástica que es que me encanta ya que te permite decirle a tu correo que elimine todos los correos que han habido hasta ahora de esa dirección y que no te vuelvan a llegar más. Cuando lo descubrí es que en unos 10-15 minutos conseguí eliminar más de 1.000 correos y os prometo que desde entonces tengo el correo menos lleno de basura, es que está muy bien. Además lo guay es que en el primer análisis que te hace la aplicación te localice y te muestra listas de correo en las que te registraste a lo mejor hace 10 años o te metieron hace un montón y hace mucho tiempo que no tienen actividad ni te mandan nada, pues yo que sé, tiendas que no existen, blogs que ya no existen tampoco, boletines de foros que ya no tienen actividad, entonces con lo cual está muy bien, porque es que tenemos muchos correos que archivamos o que dejamos ahí, porque en su día los leímos y ahí se han quedado y nos están ocupando espacio en nuestro buzón. Y en nuestros buzones, pues a no ser que paquemos, no son ilimitados. Y hasta aquí el podcast de hoy, espero que os haya resultado interesante. Si no conocíais este tipo de métodos para gestionar el correo, deseo que este podcast os haya sido de utilidad y nada más. Cualquier cosa que me queráis comentar, me tenéis en Twitter, en Instagram, también en la página de Ko-fi que he comentado al principio, os recuerdo que si os hacéis mecenas del podcast podréis entrar en un grupo de telegram exclusivo pues para comentar los temas de los que vamos hablando, proponer, dar ideas o lo que queráis y eso en las notas del podcast de este episodio dejaré los links a las aplicaciones que recomendado a mis redes sociales y al coffee también muchísimas gracias a todos y a todas por escucharme y nos vemos la semana que viene muy buenas